Documentación financiera del comercio internacional

Es vital que los importadores y los exportadores entiendan la importancia de la documentación asociada con el comercio internacional.

A continuación te presentamos una guía para la documentación financiera del comercio internacional que te presentará el propósito y el significado de los principales documentos.

documentacion financiera del comercio internacional

El uso correcto y tener completa la documentación requerida es esencial para una exitosa exportación e importación. Algunos documentos son específicos de acuerdo al contrato comercial. Y otros pueden ser requeridos durante la transportación o los requerimientos de cada gobierno. Todos los documentos deben de ser completados correctamente y de manera ordenada para asegurar que la mercancía no se retrase, y que los pagos se hagan con prontitud y adecuadamente.

Tanto exportadores como importadores son responsables de asegurar que el contrato comercial estipule de manera apropiada los documentos que cada uno espera tener.

El exportador normalmente es el que provee la factura comercial y la lista de embalaje e incluso también los documentos de transportación. Algunos países además requieren que la mercancía venga acompañada de certificados especiales, los cuales el exportador debe de dar u obtener.

El importador normalmente completa los documentos requeridos para las licencias y todo lo que conlleva importar a través de las aduanas.

Sin embargo, las dos partes son responsables de asegurar y proveer los documentos apropiados para el comercio exterior. Te recomendamos leer: Riesgos del comercio internacional.

Documentos financieros

Los dos documentos financieros principales son la letra de cambio y los pagarés. Ambos son negociables.

Letra de cambio

La letra de cambio es una orden incondicional escrita y firmada por el exportador, donde se requiere a la persona a quien se dirige (el deudor) pagar una suma especificada en un tiempo específico. Es una efectiva demanda de pago, de manera que es reconocida y entendida por los bancos, comerciantes y tribunales de todo el mundo (aunque en algunos países puede existir restricciones fiscales en la emisión de letras).

Como tal, lleva ciertos derechos legales, existen las letras que son especiales, pero pueden ser simplemente impresas desde la computadora en una hoja en blanco o en una hoja membretada.

El deudor se especificará, en cualquier carta de crédito documentaria, que participa en la transacción. Las cartas documentarias de crédito también pueden especificar que la letra está “Redactada con el número de crédito documentario de… (el banco emisor)”. Estos detalles deben estar escritos con el fin de no perjudicar el pago.

Pagarés

Los pagarés son escritos por el importador (el fabricante) a favor del exportador (el beneficiario) o al portador. Se trata de una promesa incondicional de pagar una determinada suma de dinero en un tiempo específico al beneficiario nombrado o al portador. Se puede especificar una fecha o poner un tiempo determinado para pagar.

Documentos adicionales que podrías necesitar

Factura comercial

La factura es el punto de partida para la producción de toda la documentación que un exportador debe hacer, y otros documentos utilizarán la información que aparece en esta factura.

Para los importadores, la factura llega al final de la cadena y refleja las mercancías que han recibido.

La factura debe ser producida por el exportador y debe llevar información autorizada. En función de los productos y del destino, cierta información debe ser incluida en la factura, por ejemplo, declaraciones especiales requeridas por las autoridades durante el transporte o en el país de destino.

La factura en ocasiones debe ser certificada o legalizada por un tercero.

La factura también tiene varias funciones por encima de solicitar el pago:

  • Es necesaria para acompañar el envío, incluso cuando los bienes son enviados de forma gratuita
  • Es un documento maestro que ayuda a identificar el envío y su contenido
  • Es la declaración del exportador del valor de los bienes.

La factura proforma algunas veces es necesitada en el envío. Actúa como cotización y permite al cliente solicitar una licencia de importación, la elaboración de una carta de crédito o recibir divisas para pagar por las mercancías. Es esencialmente parecida a una factura comercial.

La pro forma representa una oferta que puede ser jurídicamente vinculante en la mayoría de los países. Es aconsejable indicar claramente que la oferta no tiene una fecha de caducidad definida y / o que los precios están sujetos a cambio sin previo aviso. Los precios deben ser cotizados también de acuerdo a los términos acordados en el envío, idealmente con Incoterms 2010. Los términos de pago también deben especificarse.

Algunos países de destino requieren la realización de una factura consular o certificado (un formulario estándar elaborado por el país de destino) usualmente además de la factura comercial.

Las facturas consulares implican factores importantes de tiempo y costo: el procedimiento toma generalmente por lo menos cinco días hábiles, y la embajada cobrará por sus servicios, ya sea una tarifa fija o una proporcional al valor de la factura.

Lo ideal sería que usaras el idioma del cliente para realizar la factura, pero esto no siempre es práctico. El inglés se utiliza cada vez más alrededor del mundo, y las facturas escritas en inglés son aceptadas en muchos países. Sin embargo, la cultura del país de destino debe guiar tu decisión, ya que para algunos, la factura debe ser realizada en su propio idioma. Visita también: Factura con Incoterms 2010.

Los documentos de seguro

La responsabilidad de seguros puede ser dividido entre el exportador y el importador o solamente por una parte.

Los requerimientos deben de especificarse en los términos del contrato. Incluso si el seguro no se menciona específicamente, los diversos términos de Incoterms 2010 especificarán cual de las partes es responsable de un riesgo en particular y en qué punto de la transportación. El exportador puede acordar contratar un seguro donde el importador es responsable, y puede incluso estar de acuerdo en pagar por el seguro, si es así, este debe de ser especificado en el contrato. Del mismo modo y con la misma condición, el importador puede arreglar el seguro del exportador.

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